Profesyonellik, hayatımızın her aşamasında yer etmeli. Bu aşamalardan biri de hiç şüphesiz elektronik postalarımızdır. Hangi konulara dikkat etmeliyiz? İnceliyoruz!

Elektronik postalarınız belki de şirketinizin müşteri potansiyellerini ya da yatırımcılarını etkileyecek önemli unsurlardan olabilir. Karşınızdaki kişi, sırf sizin güzel ve tertipli yazdığınız profesyonel emailinize cevap yazmayı ‘can-ı gönülden’ isteyebilir. İşte önemli olan da bunu sağlamaktır.

Peki hangi konulara dikkat etmeliyiz? Karşımızdakini hiç beklenmedik şekilde etkilemeyi nasıl başarabiliriz?

Konu: Merhabalar!

Böyle bir konuyla yapacağınız giriş, yani sadece ‘Merhabalar’ yazmanız, zaten sorunu başında getirmiş olur. ‘Anlaşma’ , ‘Toplantı’, ‘Görüşme’ ya da daha açık ama kısa bir iki kelime ile konuyu belirtmeniz daha mantıklı bir adım olacaktır. Bazen tüm mesajı uzun bir cümle olarak ‘konu’ yerine yazan e-postalar alıyoruz. Böyle bir mesaja cevap yazmamız gerçekten büyük bir şans olur. Konu, mektup üzerine yazılmış bir başlık ya da makale-kitap için seçilmiş yegane özel bir kapak niyetinde ve ehemmiyetinde olmalı.

Giriş Selamı!

Konu sonrasında en önemli maddelerden biri de mesajınıza nasıl başladığınız. Hangi dilde yazıyorsanız, ona göre özel selamlamalar da öğrenmiş olmalısınız. Hem Resmi olmalı hem de olabildiğince güven vermeliyiz. Hitap tarzı e-postalarda da oldukça önem arz eder. Güzelce giriş selamınızı vermeden metninize geçiş yapmamanızı tavsiye ederim. ‘Sayın Erdem Mümtaz Bey,’ şeklinde bir giriş, yeterli olacaktır. Kesinlikle ‘Selam’ diyerek girmeyin konuya.

Ana Temayı Unutmayın!

Konuyu güzelce toparlayın ve içerikten yani anlatmak istediğiniz ana temadan sapmadan aktarmaya çalışın. Konular arası geçişlerde kafa karıştırmamalısınız. Onlarca farklı konudan bahsederek aklımız karıştığında ‘neler oluyor?’ dedirtmemeliyiz, okuyucuya. Çok farklı konularda aktaracaklarınız varsa, ya madde madde belirtip düzen kurmuş olun, ya da farklı e-postalar hazırlayın.

Mesaj Uzunluğu!

Tabi ki bu konuda bir sınırlama getiremeyiz. Ancak çok uzun e-postaların çokça zamanımızı aldığını varsayarsak, kısa ama öz yazılar daha da ilgi çekecektir. Özellikle bir girişimci olarak yatırımcı, yatırımcı adayı ya da hatırı sayılır bir iş adamına yazıyorsanız, bu konuya dikkat etmelisiniz.

Elektronik Posta İmzamız!

Belki de her gün yüzlerce e-posta alıyorsunuz. Hangisinin imzası profesyonel? Ya da neden değil? İşte asıl soru bu. İmzanız kesinlikle profesyonel olmalı. Düzenli, intizamlı, basit, sade ama profesyonel bir imzaya ihtiyacınız olduğunu unutmayın. Üstelik Avrupa’da birçok profesyonel firmada gördüğümüz gibi fotoğraflı bir imza dahi düşünebilirsiniz.

Spam’dan Uzak Durun!

Yüzlerce ya da binlerce e-posta listeniz olabilir. Ancak onları açıp da kendi elinizle toplu e-posta mağduru yapmayın. Bunun da profesyonel bir yolunu bulmalısınız. Reklam çalışmanızı da bu yollarla yapmalısınız. Setrow tarzında adam-akıllı bir uygulama kullanabilirsiniz. Kendiniz elle gönderdiğinizde türlü türlü sıkıntılarla karşılaşacaksınız.

Evet, profesyonel bir e-posta formatı hazırlıklarının ilk ve temel adımları bunlardan ibaret. Bu kaidelere uyduktan sonra, gerisi kolay.

Bu içeriği paylaş:

Posted by Said Murat

Türkiye doğumlu. Bebek yaştayken ailecek Rusya’ya gitti. Sonrasında kısa bir süreliğine Türkiye’ye döndü. Üniversite tahsili için Polonya’nın Başkenti Varşova’ya gitme kararı aldı. Varşova’da yaşarken Avrupa’nın çok büyük bir kısmını karayolu ile keşfetti. Daha sonra, Yüksek Lisans eğitimi için Amerika Birleşik Devletleri’ne gitti ve 2 seneye yakın bir süre New York’da bulundu. Sonrasında ise Brezilya macerası başladı. Hem çalıştığı hem de Portekizce öğrendiği Brezilya’da 1 yıl kaldıktan sonra, Varşova’ya geri döndü. İngilizce, Lehçe, Portekizce ve belli bir seviye Rusça bilen Murat, mesleğinin (Bilgisayar Mühendisi) yanı sıra, birçok teknoloji ve gezi siteleri, internet gazetesi, ve teknoloji dergilerinde köşe yazarlığı yapmaktadır. Aynı zamanda Polonyadan.Com’un Kurucu Yöneticisi’dir.

Leave a reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir