Bir iş kurarken dikkate alınması gereken çok sayıda karar var. En önemlilerinden biri de nerede ve nasıl çalışmak istediğinizdir. Seçenekler sayısız: Kendi kanepeniz, köşedeki kahve dükkânı, fast-food restoran… – temel olarak herhangi bir yere, internet erişiminizi sağlayabileceğiniz olası bir ofis olabilir. Ama er ya da geç, evde bir ofis kurmayı, kiralamayı ya da birlikte ortak ofis alanına (co-working space) girmeyi düşünebilirsiniz.
Son yıllarda ofis ortamı bazı radikal değişiklikler geçirdi. İşletmeler uzaktan çalışma konusunda daha esnek ve daha fazla insan kendi işini yapmayı seçiyor. Bu nedenlerden dolayı, ortak ofis alanı kullanmak, yalnız profesyoneller, küçük işletmeler ve yeni başlayan işletmeler arasında oldukça popüler hale geldi.
Ortak çalışma alanlarının pek çok faydası varken dezavantajları da vardır. Şimdi bunlara göz atalım:
Avantajları
1-Düşük kira maliyeti
Kira pek çok işletme için önemli bir gider kalemi. Böyle bi durumda işe yeni başlamışsanız veya çalışan sayısı çok düşük bir startupsanız ortak ofis alanı kullanmak size çeşitli hazır hizmetlere kaydolup, uygun ekipman- teçhizat gibi şeylerin de hazır olduğu bir ofise erişmenizi sağlar. Bu durum sizi işin işleyişi dışındaki bazı detaylardan kurtarır, üretkenliğiniz ve maddi durumunuz açısından fayda sağlar.
2- Ofis ekipmanlarından uygun fiyata yararlanmak
Paylaşılan bir ofis alanı, tam işlevli bir çalışma alanında beklediğiniz her şeyi sunar. Masa, beyaz tahta, WiFi İnternet, fotokopi makineleri ve diğer ofis ekipmanları gibi küçük bir işletmenin veya yeni başlayan şirketin kendileri satın almak için sermaye finansmanına sahip olmadığı olanakları co-working space sayesinde kiralamış olur. Üstelik artık ihtiyacı kalmadığında bu ekipmanları nasıl elden çıkarması gerektiği gibi sorunlarla uğraşmaz.
3- Kullanım esnekliği
Co-working spacelerin üçüncü avantajı, kullanım esnekliğidir. Birlikte çalışılan ofislerin çoğu, kullanıma bağlı olarak çeşitli fiyatlandırma planlarına sahiptir. İşletmeler, sınırsız aylık bir plana, belirlenmiş bir saat ile aylık bir plana, haftalık bir plana ve arada bir kullanım için ayrı bir plana sahip olabilir (spor kulüplerinin yaptığı gibi genellikle ayda bir minimum üyelik gerektirir) . Yüksek kullanım beklenen işletmeler için, genellikle bir kiralama sözleşmesine benzer düzenli bir aylık taahhüt yaparak bir anlaşma elde edebilirsiniz.
4-Networking
İşbirliğine dayalı ortak ofislerin bir diğer avantajı, sizinle aynı alanda ya da benzer alanlarda çalışan insanlarla etkileşimde bulunursunuz. Böyle yerler insanları sosyal etkileşime teşvik eder. Projelerin ve iş fikirlerinin tartışıldığı dinamik bir çevre pek çok yeni işletmeye fayda sağlar, üretkenliklerini arttırır. Hatta bu durum potansiyel yeni müşteriler kazanmaya ve müşteri olabilecek kişilerden hızlı geribildirim almaya olanak sağlar.
5- Şirketin imajı
Eğer işletmeniz yeniyse, ortak çalışma alanı, potansiyel müşterilerinize yerleşik bir adres göstermek için evinizden çok daha iyi bir seçenektir. Bu durumda tek başınıza çalışıyorsanız ya da 3-4 kişi; tek başınıza ofis kiralamaktansa co-working space de çalışmak daha uygun maliyetlidir.
6- Modern Çalışma Alanları
Belki küçük bir etken, ancak bir ofis seçerken bir faktör olabilir; yeni modern ortak çalışma alanlarının birçoğu tasarım, yerleşim ve kolaylıklar (espresso barları , dinlenme salonları, çeşitli networking etkinlikleri), bakımından çoğu gelenek ofis ortamından iyidir. Sosyal bir çalışma ortamında başarılı iseniz ve daha lüks ortak ofislerdeki bazı lükslerin tadını çıkarmak istiyorsanız; ortak ofis alanları kullanışlıdır.
7- Mentörlük
Bu madde her co-working space için geçerli değil fakat bazı ortak çalışma alanları aynı zamanda hızlandırıcı olarak çalışır. Deneyimli insanlarla fikir alışverişine girersiniz, daha rahat yatırımcı bulursunuz sizinle benzer işleri yapan benzer heyecanları paylaşan insanlarla çalışırsınız. Kendi başınıza yapabileceğiniz hataların bir kısmından korunmuş olursunuz
Dezavantajları
1- Daha az kontrol
Ortak ofis alanında, kiraladığınız kendinize ait bir ofiste olduğu gibi çevreniz üzerinde fazla kontrol sahibi olamazsınız. Çevrenizde farklı işler yapan inşalar vardır, mobilyalar sizin seçtiğiniz mobilyalar değildir ve yaptığınız pek çok şey şirketiniz dışındaki insanlar tarafından görülebilir ve sizle ilgisi olmayan bazı konuşmalara maruz kalabilirsiniz.
2- Boş alan yetersizliği
Telefon görüşmelerinde çok fazla zaman harcayan biriyseniz, bazı çalışma alanları özel görüşme yapabileceğiniz odalara veya boş alanlara sahip değildir.
Çok gizli herhangi bir şey üzerinde çalışıyorsanız yürüyerek birinin uğrama ihtimalini azaltmak için ekran koruyucusu edinmeniz gerekebilir. Ve telefon görüşmesi seçenekleri yukarıda belirtildiği gibi sınırlı olabilir.
3- Gizlilik ve Veri Depolama
Birlikte çalışılan birçok ofisin bir başka dezavantajı, kişisel dosyalar ve kişisel bilgisayarlar için depolama alanının olmamasıdır. Fakat özel bir ofis dosyaların depolanmasına izin verir ve her günün sonunda dizüstü bilgisayarınızı evinize götürmeniz gerekmez. İş türüne, istemci dosyalarının güvenlik derecesine ve gizliliğine bağlı olarak, ortak çalışma ofisi önemli dosyalar için güvenli yer olamaz ve her seferinde onları taşımak istenmeyen sonuçlara yol açabilir.
Kağıt dosyalarını taşımazsanız, ancak istemcilerinizin bilgisayar dosyalarını bir bulut sunucusunda tuttuğunuz halde, bulut sistemlerin çoğu internete kablolu erişim sağlamaz, bunun yerine yalnızca WiFi sunar. Kablosuz Internet, bilgisayar korsanlarına bilgisayarlardaki dosyalara dolayısıyla güvenlik protokollerine erişmek için avantaj sağlar bu da sizin güvenli erişim ihtiyacınız olduğunda ciddi bir dezavantajdır.
4- Şirketin İmajı
Ortak ofis alanınında çalışmak bazı durumlarda mesleki imajınızı yükseltse de bazı durumlarda bu doğru olamayabilir. Müşterileri kendi işyerinizde görüşmeye davet etmek, eveya da bir cafeye oranla profesyonellik açısından bir miktar güvenilirlik getirebilir. Fakat ortak ofis alanları genellikle kılık kıyafet anlamında serbest yerlerdir ve bu durum müşterinizin anlayışına ters olabilir, ya da istediğiniz gibi düzgün bir toplantı salonu o an için dolu olabilir.
5- Sizin kişisel durumunuz
Sosyal bir insansanız ortak çalışma alanları sizin için uygun bir yerdir fakat anti sosyal ya da insanların yaptığınız işe asla müdahele etmesine katlanamayan biriyseniz, çalışmak için resmi ortamları tercih ediyorsanız co-working spaceler size uygun yerler olmayabilir.
En nihayetinde tercih yine sizin. Fakat başlangıç aşamasındaki girişimler için co-working spaceler uzunca bir dönem daha popülerliğini koruyacak gibi görünüyor. Gelecekteki ofis anlayışı da bu çizgide şekillenecek.
