İmza sirküleri çoğu girişimcinin ilk karşılaştığında oldukça zorlandığı bir belge. Aslında şirketin temsilinin nasıl gerçekleştiğini anlatan resmi bir evrak.
Bu yazıda öncelikle imza sirküleri olmaması durumunda nasıl bir tablo ortaya çıkacağı daha sonra imza sirkülerinin çıkarılması usulünü anlatacağım:
1. Bir anonim şirkette temsil konusunda hiçbir düzenleme yapılmazsa sadece herhangi 2 YK üyesi temsille yetkili olacak ve birlikte imza atarak karar alabilecektir.
2. Temsil konusu ister bu şekilde kendi haline bırakılsın, ister iradi olarak düzenlensin, temsil yetkisi ilke olarak işletme konusuyla sınırlıdır.Şirket üçüncü kişinin, şirketin işletme konusu dışında işlem yapıldığını bildiğini veya bilmesi gerektiğini ispat ederek yetkisiz temsil hükümlerine bu aşamada başvurabilir.
3. Temsil yetkisiyle sınırlandırma yöntemleri,birlikte temsil,şube bazında temsil,konu veya miktarla sınırlı temsil olarak yapılabilir.
4. Her durumda,bir YK üyesinin,en geniş şekilde, temsil yetkisine sahip olması gerekir ve onun temsil yetkisi sadece, birlikte imzayla kısıtlanabilir.Bu olasılıkta dahi en az 2 kişi, birlikte imza atmak suretiyle şirketi şube,konu veya miktar sınırlaması olmaksızın en geniş şekilde,temsil edebilmelidir.
5. Temsile özgü iç yönerge, sadece bir şirkette,konu ve miktar yönünden kısıtlı temsilciler atandığı durumda çıkarılır yoksa,diğer durumlarda çıkarılmaz.Diğer durumlarda sadece bir imza sirküleri çıkarılmasıyla yetinilir.
6. İmza sirküleri çıkarılması,yönetim kurulunun şirketin nasıl, kimin tarafından ve hangi kapsamda temsil edileceğini belirlemek üzere bir karar alınmasını, bu kararın tescil ve ilan edilmesini ve söz konusu tescil ve ilan işlem neticesinde, imza sirküleri adı verilen bir belgenin noterden çıkarılması anlamına gelir.Konu ve miktar yönünden kısıtlama getirildiğinde ise ayrıca temsili ilişkin iç yönerge yönünden de aynı prosedür izlenir.
Temsille alakalı yapılan açıklamalardan sonra imza sirkülerinin gerektiği hallerde yani bir veya birden fazla kimsenin şirketi özel olarak temsil etmesinin kararlaştırıldığı hallerde izlenmesi gereken yol şu şekildedir.
Teknik tanım olarak, İmza sirküleri herhangi bir resmi daire yada ticari kuruluşta imza atmaya yetkili olan kimselere ait imza örneklerini öncelik sırasına göre içeren imza belgelerine verilen isimdir.
İmza sirkülerinin olmazsa olmaz şartlarından bir tanesi noter onaylı olmalarıdır. İmza sirküsü için aşağıda verdiğimiz belgelerle herhangi bir notere gidilir. Noterdeki görevli imza sirküsü belgesini hazırlar ve arka sayfasına TC kimlik fotokopisini ve ticaret sicil gazetesi fotokopisini ekleyerek sizden 3 tane imza atmanızı ister. Ardından bir nüshası noterde kalmak üzere size teslim edilir. İşlem bu şekilde tamamlanır.
İmza Sirküleri İçin Gerekli Evraklar
• Vergi Levhası
• Şirketin kayıtlı olduğu ticaret sicil gazetesi
• İmza sirküleri çıkaracak kişinin nüfus cüzdanı
Önemli Not: Aşağıda yazılan ücretler asgari ücretlerdir. Ayrıca imza sirküsünde temsil metninde yazılanların çokluğuna göre noter ücreti de artacağı unutulmamalıdır.
2018 İmza Sirküsü Ücreti geçen yıllar ile karşılaştırıldığında fazla bir artış kaydetmemiştir. 1 nüsha 64 TL gibi bir rakama sahip olurken iki nüsha 99,80 TL gibi bir ücrete çıkartılabilmektedir. Gene de başta da belirttiğimiz gibi kelime sayısı, il ve ilçe farkı ve sayfa sayıları bu ücretleri arttırabilmekte ve belirtilen rakamlar en asgari tutarlar olmaktadır.
İmza Sirküleri-İmza Beyannamesi farkı
İmza beyannamesi ; her hangi bir notere şahsın kendisinin giderek kimlik fotokopisi dahilinde ilgili evraklara imza atarak, imzanın resmiyet kazanması olarak tabir edilir. Burada notere ücret karşılığında imza beyannamesi talep edilir. Gerçek kişiler aldıkları için bir sirkü anlamı taşımaz! Ancak ticari faaliyetlerde veya kredi başvurularında işte benim imzam budur diye de tabir edilmektedir.
İmza sirküleri ise Beyannameden farklı olarak ticari faaliyetler ve işletmelere verilen resmi bir belgedir. İmza sirküleri de beyanname gibi yine noter tarafından çıkarılır. Burada da imza sirküleri ücreti dahilinde şahıstan talep edilir. Ancak önceki evraklara göre daha pahalıdır. Şirket yetkilisi veya çalışanları adına tamamı ile çıkarılması ön görülmektedir. İmza sirküsü resmi bir evrak olup, bunu çıkartan bireyin imza sirküleri geçerlilik süresini de ilgili belgeye eklemesi önerilir. Zira mal varlığı bu imza sirkülerinin verilmesi dahilinde tehlikeye düşebilir.
Yazımda şirket kuranların karşılaşacağı bir etap olan imza sirküleri nam-ı diğer imza sirküsü çıkarma aşamalarını ve genel olarak şirketlerde temsil yetkisinin durumunu genel olarak işlemeye çalıştım.
Örnek bir imza sirküleri de böyle bir görüntüye sahip:
Başarılı Start-uplar!